Een open dag organiseren: het draaiboek

Het korte antwoord: begin drie maanden van tevoren, en bepaal als eerste de looproute. Niet het programma, niet de vlaggetjes. De route bepaalt waar bezoekers komen, hoe lang ze blijven en of ze de lokalen zien die je wilt laten zien. Alles daarna is invulling.

Dit draaiboek loopt de hele voorbereiding langs, van de eerste vergadering tot het opruimen. Geschreven vanuit wat we bij open dagen, gala's en diploma-uitreikingen in de praktijk zien werken en misgaan.

Begin bij de route, niet bij het programma

Een open dag mislukt zelden aan de inhoud. Hij mislukt aan doorstroom. Bezoekers komen binnen, zien geen duidelijke richting, lopen een rondje langs de eerste twee lokalen en zijn na twintig minuten weer buiten. De vaklokalen achterin heeft niemand gezien.

Loop daarom als eerste zelf de route, als bezoeker. Kom binnen bij de hoofdingang en vraag je bij elke splitsing af: waar zou ik nu heen gaan? Waar het antwoord onduidelijk is, hoort een mens te staan. Niet een bordje, een mens.

Wat een goede route doet

• Eén ingang, één uitgang. Bezoekers die dezelfde deur uit gaan als waar ze binnenkwamen, lopen de tweede helft van de school nooit in.
• Het sterkste lokaal in het midden. Niet vooraan, want dan is de rest een anticlimax. Niet achteraan, want dan haalt de helft het niet.
• Zitplekken onderweg. Ouders die even kunnen zitten, blijven langer. Blijven ze langer, dan praten ze met docenten.
• Een reden om terug te lopen. Iets bij de uitgang waar mensen naartoe willen, trekt ze langs de lokalen die ze anders oversloegen.

De planning, maand voor maand

Wat ouders echt komen doen

Ouders komen niet voor het lesprogramma. Dat staat online en dat hebben ze al gelezen. Ze komen om te voelen of hun kind zich hier thuis gaat voelen. Dat is een gevoelsvraag, en die beantwoord je niet met een folder.

Wat die vraag wél beantwoordt: leerlingen die enthousiast over hun eigen school praten. Zet daarom leerlingen op de plekken waar het ertoe doet, niet alleen docenten. Een brugklasser die vertelt hoe zijn eerste week ging, overtuigt sterker dan welke presentatie ook.

Twaalf ideeën die bezoekers langer laten blijven

• Leerling-gidsen met een vaste route in plaats van losse plattegronden.
• Doe-opdrachten per vaklokaal, iets van twee minuten dat je kind zelf mag proberen.
• Een stempelkaart langs de lokalen die je wilt laten zien, met iets kleins bij de uitgang.
• Werk van leerlingen op ooghoogte, niet in een vitrine achterin.
• Een lokaal waar het rookt, knalt of beweegt. Scheikunde en techniek zijn je beste reclame.
• Muziek van de schoolband op één vast punt, zodat het geluid de route markeert.
• Een tafel met oud-leerlingen die vertellen waar ze nu zitten.
• Koffie voor ouders naast de plek waar hun kind iets doet, zodat ze blijven staan.
• Een fotomoment met de schoolnaam erop, want dat gaat mee naar huis en op de koelkast.
• Een korte rondleiding op vaste tijden voor wie liever meeloopt dan zelf zoekt.
• Aanmeldformulieren op papier bij de uitgang, ingevuld voordat mensen thuis afhaken.
• Een duidelijke afsluiting, iets waar het laatste half uur naartoe werkt.

Het fotomoment als reden om terug te lopen

Punt negen verdient wat uitleg, want het lost twee problemen tegelijk op. Een booth bij de uitgang geeft bezoekers een reden om de route af te maken, en levert iets tastbaars op met je schoolnaam erop. Die print hangt weken later nog ergens, terwijl de folder allang is weggegooid.

Voor open dagen werkt een booth waar iets gebeurt beter dan een gewone fotohoek. Een AI photobooth zet je bezoeker in een thema dat bij de school past: als astronaut bij een technasium, in een laboratorium bij een bètaprofiel, op een filmset bij een kunstprofiel. Dat is meteen een gesprek over wat de school aanbiedt.

Praktisch: reken op twee bij twee meter, een gewoon stopcontact en ongeveer een uur opbouw. Wij zetten hem neer, staan er de hele dag naast en breken weer af. Zie ook wat een AI photobooth op school doet.

Privacy en toestemming regelen

Zodra er foto's gemaakt worden op een open dag, komt er beeld van andermans kinderen in beeld. Regel dat vooraf, niet op de dag zelf.

• Meld het bij de ingang met een bordje dat er beeld gemaakt wordt en waar dat heen gaat.
• Laat gasten zelf kiezen of ze op de foto gaan. Bij een booth stapt niemand er ongewild in.
• Publiceer niets zonder expliciete toestemming, ook geen sfeerbeeld waar herkenbare kinderen op staan.
• Leg vast wie het beeldmateriaal beheert en hoe lang het bewaard blijft.

Bij ons gaat het beeld naar een afgeschermd album voor de school en naar de bezoeker zelf. Wij publiceren niets zonder expliciete toestemming en verwijderen op verzoek alles na oplevering. Bij events met minderjarigen maken we daar aanvullende afspraken over.

Vijf fouten die je wilt voorkomen

• De open dag op dezelfde dag als de buurschool. Bel de andere scholen in de regio voordat je de datum vastlegt.
• Alle docenten in hun eigen lokaal. Dan staat er niemand in de gangen, en juist daar dwalen bezoekers.
• Bewegwijzering die alleen voor personeel te volgen is. Laat iemand die het gebouw niet kent de route proeflopen.
• Aanmelden pas thuis via de website. Wie op de dag zelf enthousiast is, moet dat daar kunnen omzetten.
• Externe onderdelen te laat boeken. Open dagen van scholen vallen landelijk in dezelfde weken, dus die agenda's lopen snel vol.

Veelgestelde vragen over de open dag

Hoe lang van tevoren begin je met een open dag organiseren?

Reken op drie maanden. De datum en de looproute liggen dan vast, en externe onderdelen zijn geboekt voordat de agenda's vollopen. Open dagen van scholen vallen landelijk in dezelfde weken, dus wie in de laatste maand begint, kiest uit wat er overblijft.

Hoe lang blijven bezoekers gemiddeld op een open dag?

Dat hangt vooral af van de route. Bezoekers die dezelfde deur uit gaan als waar ze binnenkwamen, zijn er vaak binnen twintig minuten weer uit. Met een doorlopende route, zitplekken onderweg en een reden om naar het einde te lopen, blijven ze aanzienlijk langer en spreken ze meer docenten.

Wat kost een fotobooth op een open dag?

Bij ons start een photobooth vanaf 300 euro volledig digitaal en vanaf 425 euro met onbeperkt printen, voor drie uur inclusief opbouw, bediening en transport. Een AI photobooth start op 545 euro voor drie uur. Dat zijn totaalprijzen, geen vanafprijzen met naberekening.

Mag je foto's van kinderen maken op een open dag?

Alleen met toestemming, en publiceren mag alleen met expliciete toestemming. Meld bij de ingang dat er beeld gemaakt wordt en waar het heen gaat, en laat bezoekers zelf kiezen of ze meedoen. Bij een booth stapt niemand er ongewild in. Leg ook vast wie het materiaal beheert en hoe lang het bewaard blijft.

Wat is een goede grootte voor de werkgroep van een open dag?

Vier tot zes personen met een duidelijke taakverdeling werkt het beste, met daarnaast een vaste contactpersoon voor externe partijen. Grotere werkgroepen vergaderen meer dan ze regelen.