Hoeveel gasten kan één photobooth aan?

Het korte antwoord: tot ongeveer honderdvijftig gasten redt één photobooth het, mits hij minstens drie uur staat. Daarboven wordt het krap. Maar dat getal is een vuistregel, en vuistregels gaan mis op precies de events waar het ertoe doet.

Hieronder de rekensom die er wel altijd uitkomt, en de drie situaties waarin je hem moet negeren.

De rekensom

Drie getallen, meer heb je niet nodig.

• Hoeveel gasten doen mee. Niet iedereen gaat de booth in. Op bruiloften en personeelsfeesten is dat grofweg de helft tot driekwart. Op beurzen en open dagen minder, omdat de loopstroom groter is dan de groep die stilstaat.
• Hoe groot de groepjes zijn. Mensen gaan zelden alleen. Reken op twee tot vier per sessie, en op grotere groepen bij een 360° videobooth.
• Hoe lang een sessie duurt. Bij een gewone photobooth ongeveer een minuut per groepje, inclusief plaatsnemen, poseren en de print afwachten.

Een voorbeeld met honderdvijftig gasten. Doet driekwart mee, dan zijn dat er ruim honderd. In groepjes van drie is dat ongeveer vijfendertig sessies. Bij een minuut per sessie is dat vijfendertig minuten aan pure boothtijd.

Dat klinkt als niets, en daar zit precies de valkuil: die vijfendertig minuten verdelen zich niet netjes over de avond. Ze komen in twee pieken, en in die pieken staat er wel degelijk een rij.

Het gaat niet om het totaal, het gaat om de piek

Op vrijwel elk feest zit de drukte bij de booth op twee momenten: kort na binnenkomst, en na het eten wanneer het losser wordt. Daar zit gemakkelijk de helft van al je sessies in.

Reken dus niet met je hele avond, maar met je drukste uur. Kan je booth in dat ene uur de helft van je sessies aan? Zo niet, dan heb je een probleem dat een extra uur aan het einde niet oplost.

Drie situaties waarin de vuistregel niet geldt

Alles zit in twee uur samengedrukt

Een receptie, een borrel na een uitreiking, een beursopening. Je gastenaantal is dan misschien laag, maar ze willen allemaal in hetzelfde tijdvak langs. Hier lost een extra uur niets op, want dat uur is er niet. Dit is de klassieke reden voor een tweede booth bij een relatief klein gezelschap.

Je hebt een AI photobooth

Een AI-sessie duurt langer dan een gewone. Het beeld moet gegenereerd worden, en belangrijker: mensen willen een tweede en een derde ronde in een ander thema. Dat is de bedoeling en dat is de kracht ervan, maar het betekent wel dat je met minder doorstroom moet rekenen.

Vandaar dat opdrachtgevers ze vanaf ongeveer honderdvijftig gasten regelmatig combineren: de AI booth bij binnenkomst als attractie, de klassieke booth verderop voor de doorstroom. Het volledige afwegingskader staat in AI photobooth of gewone photobooth.

Er staat niemand bij

Een onbediende booth vertraagt zichzelf. Groepjes zoeken uit hoe het werkt, iemand drukt op het verkeerde moment, een print blijft liggen. Een host houdt de rij in beweging en lost haperingen op voordat er een file staat. Op events vanaf honderd gasten is dat het verschil tussen soepel en afhaken. Meer daarover in het prijsverschil tussen goedkoop en premium.

Extra uur of tweede booth

De goedkoopste oplossing hangt af van waar je piek zit, niet van je budget.

• Loopt je feest gelijkmatig door? Dan is een extra uur de goedkoopste ingreep. Je rekt de avond op en de pieken lopen uit elkaar.
• Zit alles samengedrukt? Dan heb je een tweede booth nodig. Boek je ze samen, dan gaat er 150 euro van het totaal af.
• Twijfel je? Geef ons je gastenaantal en je tijdschema door. Wij zeggen eerlijk wanneer één booth genoeg is, want een booth die stilstaat is voor niemand goed.

Ruimte en stroom

Nog even praktisch, want dit komt vaak samen met de vraag hierboven. Een photobooth heeft ongeveer twee bij twee meter nodig plus opstelruimte voor de rij, en een gewoon stopcontact in de buurt. Voor een 360° videobooth reken je op iets meer. Zet de booth niet in een doodlopende hoek: dan staat de rij in de looproute naar de bar en heb je twee problemen in plaats van één.

Veelgestelde vragen over aantallen en doorstroom

Hoeveel gasten kan één photobooth aan?

Tot ongeveer honderdvijftig gasten redt één photobooth het comfortabel, mits hij minstens drie uur staat. Daarboven wordt het krap en gaan mensen afhaken op de rij. Het precieze antwoord hangt af van hoeveel van je gasten meedoen en hoe lang één sessie duurt.

Hoe lang duurt één sessie in een photobooth?

Bij een gewone photobooth reken je op ongeveer een minuut per groepje, inclusief plaatsnemen, poseren en de print afwachten. Bij een AI photobooth is dat langer, omdat het beeld gegenereerd moet worden en mensen vaak een tweede ronde willen.

Wanneer heb je twee booths nodig?

Vanaf ongeveer honderdvijftig gasten, of eerder als je gasten allemaal binnen een kort tijdsbestek langs willen, bijvoorbeeld tijdens een receptie van twee uur. Boek je twee booths samen, dan gaat er 150 euro van het totaal af.

Doen alle gasten mee?

Nee. Op bruiloften en personeelsfeesten doet grofweg de helft tot driekwart van de gasten mee, meestal in groepjes. Op beurzen en open dagen ligt dat lager, omdat de loopstroom groter is dan de groep die daadwerkelijk stilstaat.

Helpt een langere huurtijd of een tweede booth beter?

Dat hangt af van waar de piek zit. Loopt je feest de hele avond gelijkmatig door, dan is een extra uur de goedkoopste oplossing. Zit alles in twee uur samengedrukt, dan lost een extra uur niets op en heb je een tweede booth nodig.

Kost een host echt verschil in doorstroom?

Ja. Een bediende booth houdt de rij in beweging, helpt groepjes snel op hun plek en lost haperingen op voordat er een file staat. Op events vanaf honderd gasten is dat het verschil tussen een soepele avond en een rij die mensen laat afhaken.