Het korte antwoord: boek je zaal en je entertainment in september. Niet omdat dat netjes is, maar omdat december in deze branche in het najaar volloopt. Wie in november begint, kiest uit wat er overblijft en betaalt vaak meer voor minder.
Dit draaiboek loopt de hele voorbereiding langs: de tijdlijn, het budget per medewerker, de zaalkeuze en het eerste uur, dat in de praktijk beslist of het een geslaagde avond wordt.
De tijdlijn
| Wanneer | Wat je regelt |
|---|---|
| September | Datum prikken en zaal vastleggen. Entertainment boeken, want dat is samen met de zaal het eerst weg. |
| Oktober | Budget definitief maken. Catering kiezen. Uitnodiging de deur uit, zodat mensen hun agenda vrijhouden. |
| November | Aantallen doorgeven aan de zaal en de catering. Vervoer regelen als de locatie buiten de stad ligt. |
| Twee weken vooraf | Definitieve aantallen. Draaiboek rondsturen naar iedereen die iets doet. Personalisatie aanleveren bij leveranciers. |
| De week zelf | Opbouwtijden bevestigen, parkeren en laden en lossen doorgeven, dieetwensen naar de keuken. |
Het budget per medewerker
Vraag altijd door op wat er niet in een offerte zit. Dat is waar begrotingen op stuklopen, niet op de hoofdprijs.
- Zaalhuur, en of dat inclusief opbouw- en afbouwtijd is
- Catering, per persoon of per uur, en wat er gebeurt bij minder gasten dan opgegeven
- Drank, op nacalculatie of als arrangement
- Entertainment, inclusief bediening en transport of apart gerekend
- Vervoer, als de locatie niet met openbaar vervoer te doen is
Een gangbare valkuil: een leverancier die goedkoper lijkt maar reiskosten, bediening en btw apart rekent, komt vaak hoger uit dan een aanbieder met een vaste totaalprijs. Vraag om één bedrag voor jouw datum en locatie.
De zaal kiezen
Drie vragen die je vooraf beantwoord wilt hebben, want ze bepalen meer dan de foto op de website.
- Hoe komen mensen binnen? Een garderobe waar een file voor staat, kost je het eerste half uur van je avond.
- Waar staan mensen als ze niet dansen? Een zaal zonder statafels en zithoeken drukt iedereen tegen de bar.
- Wat mag er wel en niet? Vraag naar geluidsnormen, of open vuur is toegestaan en tot hoe laat je mag doorgaan. Bij effecten zoals koudvuur stemmen wij dat vooraf zelf met de locatie af.
Het eerste uur beslist
De meeste kerstborrels lopen niet stuk op de zaal of het eten, maar op het eerste uur. Mensen komen binnen, pakken een drankje, gaan bij hun eigen team staan en blijven daar. Om tien uur staan dezelfde groepjes er nog.
Wat dat doorbreekt is niet een speech, maar een reden om ergens naartoe te lopen. Iets waar je met een collega van een andere afdeling naast komt te staan, waar je even moet wachten, en waar je iets tastbaars van meeneemt.
Meer daarover in ons artikel over het stille eerste uur van je feest.
Entertainment dat op een kerstborrel werkt
- Een photobooth. Laagdrempelig, iedereen doet mee, en de print gaat mee naar huis of hangt maandag op kantoor. Zie photobooth voor de kerstborrel.
- Een AI photobooth. Collega's die elkaar als ridder of astronaut terugzien. Werkt sterk als je wilt dat mensen blijven hangen en meerdere rondes doen. Er is zelfs een kerstthema in de bibliotheek.
- Een 360° videobooth. Trekt een kring kijkers, en de clip staat binnen een halve minuut op de telefoon van je collega's.
- Een DJ. Onmisbaar als er gedanst moet worden, maar hij lost het eerste uur niet op. Lees ook photobooth naast een DJ.
Vijf fouten die je wilt voorkomen
- In november beginnen. Dan zijn de goede zalen en leveranciers weg, en betaal je piektarief.
- Alles op één moment plannen. Een avond met alleen een speech en een buffet heeft geen ritme. Verdeel de aandacht over de avond.
- Geen rekening houden met wie niet drinkt. Zorg dat er ook zonder alcohol iets te doen is, anders vertrekt een deel van je team om negen uur.
- Vergeten dat mensen naar huis moeten. Regel vervoer of kies een locatie die bereikbaar is, anders gaat iedereen vroeg weg.
- Personalisatie te laat aanleveren. Wil je je logo op de prints, lever dat dan uiterlijk twee weken van tevoren aan.
Iets neerzetten waar collega's over praten?
December loopt bij ons in september vol. Geef je datum door, dan weet je binnen een dag of we nog kunnen en wat het kost. Vaste totaalprijs, bediening en transport inbegrepen.
Bekijk de kerstborrel-optiesVeelgestelde vragen over de kerstborrel
Wanneer moet je een kerstborrel boeken?
In september. December loopt in het najaar vol, en de zaal en het entertainment zijn het eerst weg. Wie in november begint, kiest uit wat er overblijft en betaalt vaak meer voor minder.
Wat kost een photobooth op een kerstborrel?
Bij ons start een photobooth vanaf 300 euro volledig digitaal en vanaf 425 euro met onbeperkt printen, voor drie uur inclusief opbouw, bediening en transport. Een AI photobooth start op 545 euro en een 360 videobooth op 750 euro. Dat zijn totaalprijzen inclusief btw.
Hoe krijg je collega's die elkaar niet kennen aan de praat?
Geef ze een reden om ergens naartoe te lopen. Het eerste uur blijven mensen bij hun eigen team staan; wat dat doorbreekt is iets waar je even voor wacht en waar je met iemand van een andere afdeling naast komt te staan. Een speech doet dat niet, een activiteit wel.
Hoeveel budget reken je per medewerker?
Dat hangt sterk af van zaal en catering, dus wij noemen daar geen richtbedrag voor. Belangrijker is dat je per post uitvraagt wat er niet bij zit: opbouwtijd, drank op nacalculatie, bediening, reiskosten en btw. Daar lopen begrotingen op stuk, niet op de hoofdprijs.
Kan een booth ook op een locatie zonder veel ruimte?
Ja. Een photobooth heeft ongeveer twee bij twee meter nodig plus opstelruimte voor de rij, en een gewoon stopcontact in de buurt. Voor een 360 videobooth reken je op iets meer. We stemmen de opstelling vooraf af met de locatie.
Mag koudvuur of rook binnen?
Ja, onze effecten zijn getest en gecertificeerd voor zalen, kastelen, stadhuizen en partytenten. Koudvuur bevat geen vlammen en geen hitte. We stemmen het vooraf af met de locatie en onze gecertificeerde host bedient het ter plaatse.
